Scharverwaltung
Dieser Anleitungsbereich dient der Schar- oder Gruppenleitung
und Personen welche für die Verwaltung der Mitglieder zuständig sind.
Log-in
Die Adresse der Datenbank um sich einloggen zu können, lautet db.jubla.ch.
E-Mail: Melde dich mit deiner gültigen E-Mail-Adresse an.
Falls du nicht weisst welche E-Mail-Adresse gemeint ist, kontrolliere bitte deine Posteingänge deines E-Mail-Anbieters. Die jubla.db versendet jeweils eine Mail mit Zugangslink, welche mit deiner E-Mail-Adresse verknüpft ist, wodurch du dich schlussendlich anmelden kannst. Wenn du keine E-Mail von der jubla.db erhalten hast oder diese nicht mehr findest, melde dich gerne bei deiner kantonale Arbeitsstelle der Jubla.
Wichtig
Die Mitglieder sollen sich mit ihren persönlichen (privaten) E-Mail-Adressen in der jubla.db eintragen. Bitte verwendet keine sogenannte Funktionsadressen (z. B. praesident@xxx.ch). Solche (Funktions-)Adressen müssen später immer wieder geändert werden, wenn ein Mitglied in seinem Verein die Funktion wechselt.
Passwort: Passwort eingeben, welches bei der Erstanmeldung auf jubla.db oder letzten Passwortänderungen verwendet wurde.
Angemeldet bleiben: Durch das Anwählen des
Kästchens
werden die Anmeldedaten im Browser gespeichert. Beim nächsten Besuch auf der jubla.db wird die Anmeldung automatisch ausgeführt.Anmelden: Wenn deine Angaben korrekt eingegeben wurden, gelangst du zur jubla.db-Datenbank.
Passwort vergessen?: Falls du dein Passwort vergessen hast, kannst du den
Passwort vergessen?
Link betätigen. Durch das Anwählen des Links wirst du auf eine Seite weitergeleitet, welche dir nach Eingabe deiner gültigen E-Mail-Adresse einen neuen Zugang für die Datenbank per E-Mail verschafft.
Modul Gruppen
Im Bereich Gruppen erhälst du alle Informationen über deine Schar und deinen Verein. Je nach zugeteilter Rolle kannst du Datenbankelemente erstellen, sie ändern, sich dafür anmelden, sie löschen oder austreten.
Die Seitennavigation (Sidebar)
zeigt dir immer in welcher Gruppe du dich zurzeit befindest.
Info
In der Registerkarte Info
in Gruppen findest du alle relevante Informationen zu deiner Gruppe. Sie gibt Auskunft über die allgemeinen Kontaktangaben, Untergruppen oder weiteren relevanten Informationen.
Für jede Gruppe kann eine Kontaktperson, Vereinsadresse oder andere Angaben definiert werden, je nach Gruppentyp.
Bearbeitungsbereich
Mithilfe der verschiedenen Buttons
im Bearbeitungsbereich können, je nach Rolle, die Informationen aktualisiert und angepasst werden.
Bearbeiten: Mit Bearbeiten öffnen sich 4 neue Registerkarten;
Allgemein: Im Bereich Allgemein können die allgemeinen Angaben zur Gruppe festgehalten werden.
Kontaktangaben: Im Bereich Kontakangaben werden die Informationen zur Kontakperson und Adresse eingetragen.
Externe Registrierung: ✏️
Abos: ✏️
CSV Untergruppen: Durch CSV Untergruppen werden automatisch alle sichtbaren Informationen, welche sich im Bereich
Untergruppen
befinden in eine CSV-Datei umgewandelt und exportiert. CSV ist ein allgemein gültiges Datenformat, welches sich mit Excel oder anderen Programmen bearbeiten und öffnen lässt. Mit derExportfunktion
lassen sich Excel-Listen exportieren und bearbeiten oder das Erstellen von vordefinierten Etiketten (als Seriendruck).API-Keys: Durch das Generieren oder Erstellen eines API-Keys können Webseiten oder Apps mit der
jubla.db
verknüpft und technisch angebunden werden. Dieser Menüpunkt ist nur für Administratoren ersichtlich.Kalender-Feeds: ✏️
Gruppe erstellen
Mit Gruppe erstellen ist es möglich drei verschiedene Arten von Gruppen zu erstellen.
Kinder
Ehemalige
einfache Gruppe
Personen
Im Abschnitt Personen
werden Nutzer*innen aufgelistet, welche mit deiner Schar in irgendeiner Form in Verbindung stehen. Diese Funktion ist nicht sichtbar für andere Vereine.
Durch das Anwählen der Buttons
kann die Ansicht verändert und gefiltert werden. Wenn beispielsweise nur die Mitglieder
angezeigt werden sollen, dann kannst du Mitglieder anwählen.
Bearbeitungsbereich
Person hinzufügen
Bestehende Person hinzufügen ✏️
Neue Person hinzufügen ✏️
Liste importieren: Durch Liste importieren ist es möglich eine Liste im CSV-Datenformat zu importieren. Wenn du allenfalls eine Personenliste zur Verfügung oder erstellt hast, kontrolliere ob diese bereits im CSV Datenformat ist. Wenn ja, kannst du sie einwandfrei hochladen. Falls die Liste nicht im korrekten Datenformat (also keine CSV-Datei) ist, versuche es in ein CSV-Datenformat umzuwandeln (für den Umwandlungsprozess gibt es spezifische Webseiten im Internet).
Export: Mit Export können die Personen exportiert werden. Dabei stehen dir verschiedene Datenformate für den Export zur Verfügung.
Drucken: Mit Drucken kann eine Listen mit den verschiedenen Personen gedruckt werden.
Duplikate: Mit Duplikate kannst du Duplikate abrufen. Somit kann überprüft werden, ob Daten und Informationen doppelt vorhanden sind. Beispielsweise dieselbe Person die mehrfach vorkommt in einem Abschnitt.
Anlässe
Im Abschnitt Anlässe
erhälst du Informationen zu den Anlässen.
Mit den Buttons
können Anlässe erstellt, angezeigt und exportiert werden. Zusätzlich können sich Mitglieder
für die Anlässe
anmelden.
Anlass erstellen: Mit Anlass erstellen öffnet sich ein neues Fenster in dem ein neuer Anlass erstellt werden kann.
Export: Mit Export kann der Anlass entweder im CSV-Dateiformat oder in einem Excel exportiert werden.
Kalender Export: Mit Kalender Export werden die Anlässe automatisch in ein ICS-Dateiformat umgewandelt und im Browser heruntergeladen. Diese ICS-Datei kann schlussendlich in einen digitalen Kalender wieder importiert und eingefügt werden.
Anlass erstellen
Hier wird euch anhand eines Scharanlass erklärt, wie ihr trotz getrennten Scharen Jungwacht und Blauring einen gemeinsamen Anlass via jubla.db administrieren könnt.
Wichtig
Die Eltern sollen wissen, dass der Anlass gemeinsam stattfindet und somit Blauring oder Jungwacht die Daten der Kinder der jeweiligen anderen Schar sieht.
Unter Anlass erstellen Buttons verschiedene Anlässe erstellen und administrieren.
kann die Scharleitung mithilfe desDie Scharleitung muss auf der Scharebene den Anlass erstellen. Der Anlass muss sichtbar sein somit ist es wichtig den Haken anzuwählen.
Registermenü |
Beschreibung |
---|---|
Daten |
In diesem Abschnitt wird der Zeitraum für den Anlass eingetragen. Mit einem Start- sowie Enddatum wird festgelegt, von wann bis wann der Anlass stattfindet. |
Anmeldung |
Hier kannst du festlegen von wann bis wann die Personen Zeit hat sich den Anlass anzumelden. Zudem kann die minimale oder maximale Teilnehmeranzahl festgelegt werden. Zusätzlich gibt es noch weitere Einstellungsmöglichkeiten bezüglich des Anmeldungsverfahrens. |
Anmeldeangaben |
Hier kannst du mithilfe zusätzlicher Fragen weitere Angaben von den Personen verlangen. Durch das Definieren von Fragen an die Teilnehmenden, erhälst du weitere Informationen die wichtig sind für dich als Veranstalter*in. |
Administrationsangaben |
Hier kannst du weitere Angaben pro Teilnehmer/-in definieren, welche nur für die Anlassverwaltung verwendet werden. |
Kontaktangaben |
Hier kannst du wählen, welche Kontaktangaben bei der Anmeldung von den Personen abgefragt werden sollen. |
Leitung hinzufügen
Die Verantwortlichen können nun unter Anlass
aufrufen und eine Leitung
hinzufügen.
Im geöffneten Anlassfenster zu der Registerkarte Teilnehmenden
navigieren und unter dem Person hinzufügen Button die Leitung
anwählen.
Danach die Verantwortlichen inkl. Jungwachtsleitung (oder umgekehrt) als Leitung definieren.
Und schon kann die Jungwachtsleitung (oder Blauring) auf dem Anlass auf Ebene Blauring (oder Jungwacht) auch die Teilnehmenden des Blaurings sehen, sowie Adresse und Telefonnummer. (Ich habe beim Anlass Telefonnummer und Adresse als Obligatorisch gesetzt)
Hinweis
Die Teilnehmenden können sowohl von Jungwacht, wie auch Blauring hinzugefügt werden. Sofern sie als Rolle Leitung definiert wurden. Teilnehmende die bereits ein Login auf der jubla.db haben können sich selbständig über den Direktink anmelden.
Falls die Anmeldung durch die Eltern gemacht wird:
Das Elternteil muss sich nur bei einer Schar registrieren zum Beispiel in einer Jungwachtsgruppe. Danach kann das Elternteil auch vom Blauring gefunden und bei einer Blauringgruppe hinzugefügt werden. Somit ist das Elternteil bei beiden Scharen erfasst und es kann von beiden Scharleitern je die jeweiligen Kinder zugewiesen werden.
Lager
In diesem Abschnitt erhälst du Informationen zu zukünftigen Lager.
Mit diesen Buttons
können Lager erstellt, angezeigt und exportiert werden.
Lager erstellen: Mit Lager erstellen öffnet sich ein neues Fenster in dem ein neuer Anlass erstellt werden kann.
Export: Mit Export können die Lagerinformationen entweder im CSV-Dateiformat oder in einem Excel exportiert werden.
Kalender Export: Mit Kalender Export wird das Lager automatisch in ein ICS-Dateiformat umgewandelt und im Browser heruntergeladen. Diese ICS-Datei kann schlussendlich in einen digitalen Kalender wieder importiert und eingefügt werden.
Lager erstellen
In diesem Anleitungsvideo wird dir Schritt für Schritt erklärt, wie die Lagererfassung in der jubla.db-Datenbank funktioniert. Im jubla.netz findest du die Infos, was du bei der Erstellung einer Lageranmeldung beachten sollst.
Unter der Registerkarte Lager
kannst du mithilfe Lager erstellen ein Lager für deine Schar erstellen.
Durch das Anwählen des Lager erstellen Buttons öffnet sich ein Fenster wo du die Einstellungen und Informationen zum Lager spezifischer definieren kannst.
Registermenü |
Beschreibung |
---|---|
Allgemein |
In diesem Menüregister kannst du den Namen, die Lagerart, die Adresse des Lagers bestimmen, allefalls könntest du noch eine kleine Beschreibung als Zusatzinformation angeben. Jedes Lager sollte eine Kontaktperson festlegen, welches auch in diesem Bereich getan werden kann. Es besteht zudem die Möglichkeit ein Motto zu bestimmen. Sichtbarkeit ✏️ |
Daten |
In diesem Abschnitt wird der Zeitraum für das Lager eingetragen. Mit einem Start- sowie Enddatum wird festgelegt, von wann bis wann das Lager stattfindet. |
Anmeldung |
Hier kannst du festlegen von wann bis wann die Personen Zeit hat, sich für das Lager anzumelden. Zudem kann die minimale oder maximale Teilnehmeranzahl festgelegt werden. Zusätzlich gibt es noch weitere Einstellungsmöglichkeiten bezüglich des Anmeldungsverfahren, wie zum Beispiel Abmeldungsmöglichkeiten, Unterschriftserforderlichkeit oder Teilnehmersichtbarkeit. |
Anmeldeangaben |
Hier kannst du mithilfe zusätzlicher Fragen weitere Angaben von den Personen verlangen. Durch das Definieren von Fragen an die Teilnehmenden, erhälst du weitere Informationen die wichtig sind für dich als Veranstalter*in. Zum Beispiel wäre eine Frage ob jemand sein eigenes Zelt mitnimmt oder andere Informationen die für dich als Veranstaler*in wichtig sein könnten. Obligatorische Angaben für die NDS sind: Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht (nur weiblich oder männlich zulässig auf der NDS), AHV Nr, Nationalität, Muttersprache, Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort, Land. Die AHV Nr. wird nur im Anlass und nicht im Profil gespeichert. |
Administrationsangaben |
Hier kannst du weitere Angaben pro Teilnehmer/-in definieren, welche nur für die Anlassverwaltung sichtbar sind. |
Kontaktangaben |
Hier kannst du wählen, welche Kontaktangaben bei der Anmeldung von den Personen abgefragt werden sollen. |
Teilnehmende hinzufügen
In diesem Anleitungsvideo wird dir Schritt für Schritt gezeigt, wie du die Teilnehmenden für das Lager verwalten kannst.
Abos
In diesem Anleitungsvideo wird dir Schritt für Schritt erklärt, wie du ganz einfach und simpel eine Abo erstellen
kannst.
Hinweis
Wenn du regelmässig Nachrichten an die gleichen Personen versenden musst, lohnt es sich ein Abo zu erstellen. Ein Abo
kannst du dir wie ein intelligenter E-Mail-Verteiler vorstellen. Somit ist der Versand für dich massiv einfacher.
Wie funktioniert der Versand via Abo?
Sende deine Nachricht einfach an die E-Mail-Adresse, die du im Feld Mailinglisten Adresse festlegt hast (wird dir im Abschnitt «Wie erstelle ich ein Abo?» genauer erklärt). Die jubla.db versendet dann eine Nachricht automatisch an alle Abonnent*innen des Abos
.
Wie erstelle ich ein Abo?
Durch das Anwählen von Abo erstellen öffnet sich ein Fenster mit der 3 Registerkarten, Allgemein
, Mailing-Liste (E-Mail)
und MailChimp
, indem ein neues Abo eingerichtet werden kann.
Allgmein: Im Register
Allgemein
kannst du festlegen, wie das Abo heissen soll. Zusätzlich kannst du noch eine kleine Beschreibung hinzufügen und einen Absendername definieren.Mailing-Liste (E-Mail): Im Register
Mailing-Liste (E-Mail)
bestimmst du wie E-Mail-Adresse des Abo heisst, wo schlussendlich deine Nachrichten (E-Mails) versendet. Du wirst nur aufgefordert einenNamen
zu bestimmen die E-Mail-Domain (@...
) ist bereits vorgebgeben und lautet immer auf@db.jubla.ch
. Wenn du einen Namen für die Mailing-Liste-Adresse gefunden hast, ist es möglich noch weitere Absender hinzuzufügen oder zusätzliche Labels und Einstellungen zu definieren.Wichtig
Für das versenden der Nachricht (E-Mail) spielt es keine Rolle welchen E-Mail-Anbieter oder welches Programm du verwendest um deine E-Mail zu versenden. Das einzig wichtige was zu beachten ist, dass du deine Nachricht an diese E-Mail-Adresse sendest, wo du im Feld Mailinglisten Adresse vergeben hast. Beispielsweise hast du den Namen „spesen.testschar“ gegeben, somit lautet die E-Mail-Adresse deines Abos spesen.testschar@db.jubla.ch. Wenn du nun ein Informationsmail zum Thema Spesen an verschiedene Personen versenden möchtest um sie zu informieren, sendest du deine Nachricht bitte an die Adresse spesen.testschar@db.jubla.ch.
Wie kann ich Personen zu meinem Abo hinzufügen?
Wenn du dein Abo erstellt und gespeichert hast, wird es bei deiner Schar unter dem Register Abo
angezeigt. Bitte wähle das entsprechende Abo aus, wo du die Personen hinzufügen möchtest. Im geöffneten Abo gehe zu Register Abonnenten
, wo du mit Person hinzufügen die gewünschten Personen für dieses Abo bestimmen und hinzufügen kannst.
Was gilt es zu beachten?
Sind in einem Profil neben der Haupt-E-Mail Adresse weitere E-Mail Adressen hinterlegt, muss das Häckchen Versand nur an Haupt E-Mail Adresse
deaktiviert sein, damit die weiteren E-Mail-Adressen deine Nachrichten ebenfalls erhalten. Über Abos
sollen idealerweise keine Anhänge verschickt werden. Anhänge unter 1 Megabyte sind vertretbar, Versände mit Anhängen mit mehr als 10 Megabyte werden verworfen und nicht versendet.
Anfragen
Jede Schar (Ebene) kann die manuelle Freigabe für zugewiesene Rollen für ihre Mitglieder aktivieren. Als Scharleiter*in einer Schar bist du zuständig für die Mitglieder (und deren Daten). Die Datenbank ermöglicht es, die Zuteilung von Personen in andere Gruppen, Anlässen und Abos erst nach einer Freigabe zu ermöglichen. Damit kann eine Weitergabe von Daten gesteuert werden, sofern diese Schar zum Beispiel die automatische Weitergabe von Adressdaten an den Verband in ihren Statuten nicht freigegeben hat. Mitglieder (und deren Informationen) können so nicht von anderen Ebenen/Gremien übernommen werden.
Mehr dazu findest du hier.
Notizen
Hier sind die unter der Registerkarte Info
erfassten Notizen zum Verein oder zur Gruppe aufgelistet. Zusätzlich sind auch die notizen der Untergruppen ersichtlich. Dieser Menüpunkt ist nur für Administratoren ersichtlich.
Log
In der Registerkarte Log
wird aufgezeichnet, was für Veränderungen an deinem Profil, von dir oder in seltenen Fällen deiner Scharleitung oder Betreuungsperson (natürlich nur mit Einwilligung), unternommen wurden. Es liefert dir eine Übersicht zu welchem Zeitpunkt und auf welche Art deine Daten verändert werden oder wurden. Es enthält Informationen wie Datum, Uhrzeit, Benutzername und Art des Befehls, der ausgeführt wurde. Dies hilft dir die Veränderungen in deinem Benuterprofil zu erkennen und überwachen.
Ausbildung
In diesem Abschnitt erhälst du Informationen zu Personen welche Ausbildungen
abgeschlossen haben in Bezug auf deine Schar.
Die Legende
gibt Auskunft über die Gültigkeitstatuts der Ausbildung.
Durch das Anwählen der Buttons
kann die Ansicht verändert und gefiltert werden. Wenn beispielsweise nur die Mitglieder
angezeigt werden sollen, dann kannst du Mitglieder anwählen.
Bestand
Unter der Registerkarte Bestand
wird der Bestand der gesamten Schar angezeigt. Somit werden in dieser Ansicht Personen aus der Schar, den Untergruppen sowie die Ehemaligen präsentiert.
Gelöscht
Unter der Registerkarte Gelöscht
werden frühere, inzwischen gelöschte Untergruppen des Vereins angezeigt.
Modul Anlässe
Diese Übersicht zeigt dir alle Anlässe und Lager, welche dir gemäss deinen Rollen zum Anmelden, Ändern oder Schliessen zur Verfügung stehen.
Mit Anmelden kannst du dich für einen Anlass anmelden. Du wirst augefordert für den Anlass deine Kontaktangaben einzutragen.
Je nach Veranstaltung sind noch weitere Informationen erforderlich. Zum Beispiel werden Informationen zur Ernährungsweise verlangt im Bezug auf die Essensplanung für den Anlass, ob man sich vegan oder vegetarisch ernährt und eventuell allergisch ist auf gewisse Lebensmittel.
Teilnehmende
Modul Kurse
Über diesen Link kommst du zur Übersicht aller Kurse. Die Seitennavigation (Sidebar)
zeigt dir immer in welchem Kurs du dich zurzeit befindest.
In der Gesamtübersicht werden dir alle Kurse gezeigt, welche für dich relevant sein könnten. So findest du schnell und unkompliziert alle Kurse und Informationen.
Durch verschiedene Such- und Filterfunktionen
können die Kurse zusätzlich gefiltert und spezifischer gesucht werden.
Modul Einstellungen
Über diesen Link kommst du zur Übersicht der Einstellungen.
Die Seitennavigation (Sidebar)
zeigt dir immer in welcher Einstellung du dich zurzeit befindest.
Etikettenformat: Mit den
Etikettenformate
kannst du eigene Etikettenformate definieren, welche für den Druck von (Personen-)Listen verwendet werden können.Kalender integrieren: Mit Kalender integrieren wird automatisch ein
Downloadlink
mit deinen gespeicherten Terminen, Events und Anlässe generiert. Beim Anwählen desLinks
werden alle gespeicherten Termine in deinem Kalender automatisch in ein ICS-Dateiformat umgewandelt und im Browser heruntergeladen. Diese ICS-Datei kann schlussendlich in einen digitalen Kalender wieder importiert und eingefügt werden.
Wie du den Kalender erfolgreich importieren kannst, findest mithilfe folgender Links Google, Android und Apple.
Wichtig
Mit diesem Link (URL oder auch Adresse) kannst du von anderen Anwendungen aus auf deine Anlässe zugreifen.
Gefahr
Gib diese Adresse nur an Personen weiter, die alle deine Termindetails sehen dürfen. Wenn du Missbrauch vermutest, kannst du die Adresse zurücksetzen und dadurch die aktuelle ungültig machen. Alle Kalender die noch die alte Adresse kennen, können danach nicht mehr deine Anlässe sehen.
VERSCHIEBUNG ✏️
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Dieser Befehl schickt den Benutzende ein E-Mail mit dem Link zum setzen eines Passwortes. Fährt man mit der Maus über diesen Button erscheint die Information, ob die Benutzende bereits ein Login hat, oder nicht.