Elternzugangsverwaltung

Dieser Anleitungsbereich dient der Schar- oder Gruppenleitung und Personen welche für die Verwaltung der Mitglieder zuständig sind.

Hinweis

Der Elternzugang ist eine neue und vielversprechende Ergänzung für den Schar-Alltag: Eltern, Erziehungsberechtigte oder anderweitig berechtigte Menschen können so die Verwaltung über die mit ihnen verbundenen Profile (Kinder) übernehmen. Als Verein solltest du den Elternzugang gut überlegt und kontrolliert einsetzen. Zudem ist eine gute Pflege der verwalteten Profile sehr wichtig.

In der jubla.db werden die Eltern und Erziehungsberechtigte als Verwalter*innen aufgeführt.

Der Bereich Eltern ermöglicht es Eltern und Erziehungsberechtigten direkt über ihr Profil die Kontrolle über ihre Kinder in der jubla.db zu übernehmen. Kommunikation, Anmeldungen für Veranstaltungen und Lager sind so insbesondere für Familien mit mehreren Kindern einfacher.

Tipp

Mehrere Videos im jubla.netz erklären, wie der Elternzugang von Eltern/Kindern genutzt und zur Mitgliederverwaltung für Lageranmeldungen verwendet werden kann.

Elternzugang einrichten

Damit Eltern ihre Kinder für Anlässe oder Lager anmelden können, sind folgende Punkte erforderlich:

  • Erstellen von Elterngruppe, bei der sich Eltern selber anmelden können

  • Information an Eltern mit Registrierungs-Link zur Elterngruppe

  • Verknüpfung von Eltern und Kinder durch Schar-/Lagerleitung oder Adressverwaltung

Elterngruppe erstellen für externe Registrierung

Um eine sinnvolle und nützliche Struktur für die Verwaltung der Eltern (Verwalter*innen) zu haben, sollen die Eltern in einer eigenen Gruppe (Eltern-Gruppe) geführt werden.

Diese Gruppe soll dabei erlauben, dass die Eltern sich selber registrieren können.

  1. Als Schar-/Lagerleitung oder Adressverwaltung erstellst du eine einfache Gruppe im Info-Bereich der Schar.

    _images/einfache_gruppe_erstellen.png

  2. Im Reiter Allgemein definierst du den Gruppennamen „Eltern“.

    _images/allgemein_einfache_gruppe_erstellen.png

Hinweis

Wenn die Aufgabe der Elternverwaltung von mehreren Leitenden übernommen wird oder sehr viele Eltern zu verwalten sind, können auch mehrere Eltern-Gruppen (z.B. 1 pro Kindergruppe) erstellt werden.

  1. Im Reiter Externe Registrierung trägst du folgende Punkte ein:

    • Rollentyp: Extern (Dadurch sehen Eltern nicht die Kontaktangaben von anderen Eltern)

    • Titel bei der Registrierung: Dieser Titel wird auf der Registrierungs-Seite angezeigt, damit die Eltern wissen, für was sie sich registrieren.

    • Benachrichtigungs-E-Mail: An diese E-Mail-Adresse wird jedes mal eine Nachricht verschickt, wenn sich die Eltern registrieren. Am besten die E-Mail-Adresse eintragen, von der Schar-/Lagerleitung oder Adressverwaltung, welche später die Elternprofile mit den Kinder verknüpft.

    _images/ext_regestrierung_einfache_gruppe_erstellen.png

  2. Nach dem Speichern der Gruppe erscheint nun die Info-Seite der Gruppe. Darauf ist der Link für die externe Registrierung abgebildet.

    _images/info_eltern_gruppe_ext_registrierung.png

  3. Bevor Du im nächsten Schritt diesen Link an die Eltern mitteilst, stelle sicher, dass bei den Kindern keine E-Mail-Adressen von Eltern eingetragen sind. Sonst können sich die Eltern nicht selbst registrieren.

Eltern informieren

Den Registrierungs-Link kannst Du nun beispielsweise mittels QR-Code an die Eltern kommunizieren. Bitte informiere die Eltern, warum ihr als Schar die Registrierung wünscht und welche Vorteile sie euch und den Eltern bietet.

Verknüpfen von Kindern

Sobald die ersten Eltern sich registriert haben, kannst du als Schar-/ Lagerleitung oder Adressverwaltung die Kinder den Eltern-Profilen wie folgt hinzufügen:

  1. Gehe auf das Elternprofil

  2. Klicke im Info-Bereich des Elternprofil unter Kinder / Verwalter*innen auf Erstellen und dann Kind zuweisen

    _images/kinder_verwalterinnen_erstellen_kind_zuweisen.png

  3. Das Kind kannst du durch Eingabe des Namens hinzufügen und anschliessend auf Speichern drücken.

    _images/kind_hinzufuegen.png

    Hinweis

    Damit Du Kinder von einer anderen Schar hinzufügen kannst, musst Du auch bei dieser Schar mindestens als Adressverwaltung eingetragen sein.

Nun können die Eltern ihre Kinder für Anlässe oder Lager anmelden und auch das Profil der Kinder bearbeiten.

Zudem sehen die Eltern alle Kontaktangaben der Gruppen/Scharen innerhalb der jubla.db.

Häufige Fragen

Lageranmeldung

Wie muss ich ein Lager erstellen, damit Eltern ihre Kinder anmelden können?

  • Du musst auf nichts spezielles beim Erstellen des Lagers achten.

  • Ist ein Kind teil deiner Schar, sehen die Eltern auch das Lager auf der jubla.db.

  • Achte beim Erstellen des Lagers darauf, dass keine „externe Anmeldungen“ möglich sind, damit sich die Eltern anmelden müssen.

Welchen jubla.db-Link kommuniziere ich den Eltern für die Lageranmeldung?

  • Verwende den „Direktlink“. Diesen findest du im „Info“-Bereich des Lagers und kannst den direkt von dort kopieren:

    _images/lager_direktlink_kopieren.png

Wie wählen die Eltern das „richtige“ Kind aus bei der Lageranmeldung?

  • Bei Klick auf „Anmelden“ erscheint eine Auswahlliste, bei dem das „richtige“ Kind gewählt werden kann.

    _images/lager_anmelden_kinder.png

Registrierung Eltern

Kann ich als Schar auch Eltern-Profile selber erstellen, wenn sich Eltern nicht selbst registrieren?

Ja, du kannst der Elterngruppe auch selber Eltern-Profile hinzufügen. Bitte hole vorher das Einverständnis der Eltern ein und weise sie darauf hin, dass sie später noch eine E-Mail erhalten um selbst das Passwort zu definieren.

  1. „Eltern“-Gruppe öffnen und auf „Person hinzufügen“ klicken

  2. Im „Person hinzufügen“ Fenster auf „Neue Person erfassen“ klicken

  3. Kontaktangaben der Eltern (oder eines Elternteils) eintragen

    Warnung

    Die E-Mail-Adresse ist möglicherweise bereits beim Kind eingetragen. Diese muss vor diesem Schritt beim Kind entfernt werden.

    _images/neue_eltern_person_erfassen.png

  4. Die Rolle der Eltern auf „Extern“ setzen und die Bezeichnung „Verwalter*in“ ergänzen

    _images/rolle_eltern_extern.png

    Dadurch sehen Eltern nicht die Kontaktangaben von anderen Eltern

  5. Nach dem Erstellen das Profil direkt „speichern“.

  6. Nun muss noch das Login-Email versendet werden: Dazu klickst du im Elternprofil auf „Login“ und anschliessend „Login schicken“.

  7. Nun erhalten die Eltern eine E-Mail mit der Aufforderung, ein Passwort zu definieren.

  8. Mit dem definierten Passwort können sich die Eltern in der jubla.db anmelden und ihre Kinder verwalten, sobald ihr als Schar die Kinder verknüpft habt.

Eltern in Jungwacht und Blauring

Wenn nun Eltern ein Kind in der Jungwacht hat und ein Kind beim Blauring, müssen sich die Eltern dann bei Jungwacht und Blauring einzeln registrieren, mit zwei Links?

Das Elternteil muss sich nur bei einer Schar registrieren, zum Beispiel in einer Jungwachtsgruppe. Danach kann das Elternteil auch vom Blauring gefunden und bei einer Blauringgruppe hinzugefügt werden. Somit ist das Elternteil bei beiden Scharen erfasst und es kann von beiden Scharleitern je die jeweiligen Kinder zugewiesen werden.

Kontakt und Anmeldungen von unbekannten Profilen

Was mache ich als Schar mit Anmeldungen oder externer Registrierung von mir unbekannten Profilen?

Um die Mitgliederverwaltung deiner Schar übersichtlich zu halten, ist es wichtig, einen klaren Umgang mit Anmeldungen von euch noch unbekannten Profilen zu haben. Kontaktiert diese Menschen bei Bedarf, um sich gegenseitig kennenzulernen und offene Fragen zu klären.