Elternzugangsverwaltung

Dieser Anleitungsbereich dient der Schar- oder Gruppenleitung und Personen, welche für die Verwaltung der Mitglieder zuständig sind. Im jubla.netz findest du Informationen zu Eltern oder Erziehungsberechtigten.

Hinweis

Der Elternzugang ist eine vielversprechende Ergänzung für den Schar-Alltag: Eltern, Erziehungsberechtigte oder anderweitig berechtigte Menschen können so die Verwaltung über die mit ihnen verbundenen Profile (Kinder) übernehmen. Als Verein solltest du den Elternzugang gut überlegt und kontrolliert einsetzen. Zudem ist eine gute Pflege der verwalteten Profile sehr wichtig.

In der jubla.db werden die Eltern und Erziehungsberechtigte als Verwalter*innen aufgeführt.

Der Bereich Eltern ermöglicht es Eltern und Erziehungsberechtigten direkt über ihr Profil die Kontrolle über ihre Kinder in der jubla.db zu übernehmen. Kommunikation, Anmeldungen für Veranstaltungen und Lager sind so insbesondere für Familien mit mehreren Kindern einfacher.

Tipp

Mehrere Videos im jubla.netz erklären, wie der Elternzugang von Eltern/Kindern genutzt und zur Mitgliederverwaltung für Lageranmeldungen verwendet werden kann.

Elternzugang einrichten

Damit Eltern ihre Kinder für Anlässe oder Lager anmelden können, sind folgende Punkte erforderlich:

  • Erstellen von Elterngruppe (Gruppentyp: Einfache Gruppe), damit sich die Eltern selbst anmelden können

  • Eltern informieren und ihnen den externen Registrierungs-Link zur Elterngruppe zusenden

  • Verknüpfen der Kinderprofile mit dem Elternprofil durch Schar-/Lagerleitung oder Adressverwaltung

Tipp

Als Alternative kann die Scharleitung die Elternprofile selbst erstellen, sofern die Informationen bekannt sind. Sie werden gleich wie die Kinderprofile erstellt.

Elterngruppe erstellen für externe Registrierung

Um eine sinnvolle und nützliche Struktur für die Verwaltung der Eltern (Verwalter*innen) zu haben, sollen die Eltern in einer eigenen Gruppe (Eltern-Gruppe) geführt werden.

Diese Gruppe ermöglicht es den Eltern, sich selbst zu registrieren.

  1. Als Schar-/Lagerleitung oder Adressverwaltung erstellst du eine Einfache Gruppe im Info-Bereich der Schar.

    _images/einfache_gruppe_erstellen.png

  2. Im Reiter Allgemein definierst du den Gruppennamen „Eltern“.

    _images/allgemein_einfache_gruppe_erstellen.png

    Hinweis

    Wenn die Aufgabe der Elternverwaltung von mehreren Leitenden übernommen wird oder sehr viele Eltern zu verwalten sind, können auch mehrere Eltern-Gruppen (z.B. 1 pro Kindergruppe) erstellt werden.

  3. Im Reiter Externe Registrierung trägst du folgende Punkte ein:

    • Rollentyp: Extern (Dadurch sehen Eltern nicht die Kontaktangaben von anderen Eltern)

    • Titel bei der Registrierung: Dieser Titel wird auf der Registrierungs-Seite angezeigt, damit die Eltern wissen, für was sie sich registrieren.

    • Benachrichtigungs-E-Mail: An diese E-Mail-Adresse wird jedes mal eine Nachricht verschickt, wenn sich die Eltern registrieren. Am besten die E-Mail-Adresse eintragen, von der Schar-/Lagerleitung oder Adressverwaltung, welche später die Elternprofile mit den Kinder verknüpft.

    _images/ext_regestrierung_einfache_gruppe_erstellen.png

  4. Nach dem Speichern der Gruppe erscheint nun die Info-Seite der Gruppe. Darauf ist der Link für die externe Registrierung abgebildet.

    _images/info_eltern_gruppe_ext_registrierung.png

Eltern informieren

Den Registrierungs-Link kannst Du nun beispielsweise mittels QR-Code an die Eltern kommunizieren. Bitte informiere die Eltern, warum ihr als Schar die Registrierung wünscht und welche Vorteile sie euch und den Eltern bietet.

Hinweis

Bevor Du im nächsten Schritt diesen Link an die Eltern mitteilst, stelle sicher, dass bei den Kindern keine E-Mail-Adressen von Eltern eingetragen sind. Sonst können sich die Eltern nicht selbst registrieren.

Verknüpfen von Kindern

Sobald sich die ersten Eltern registriert haben, kannst du als Schar-/ Lagerleitung oder Adressverwaltung die Kinder den Elternprofilen wie folgt hinzufügen:

  1. Gehe auf das Elternprofil

  2. Klicke im Info-Bereich des Elternprofil unter Kinder / Verwalter*innen auf Erstellen und dann auf Kind zuweisen

    _images/kinder_verwalterinnen_erstellen_kind_zuweisen.png

  3. Das Kind kannst du durch die Eingabe des Namens hinzufügen und anschliessend speichern mit einem Klick auf Speichern.

    _images/kind_hinzufuegen.png

    Hinweis

    Damit Du Kinder von einer anderen Schar hinzufügen kannst, musst Du auch bei dieser Schar mindestens als Adressverwaltung eingetragen sein.

Nun können die Eltern ihre Kinder für Anlässe oder Lager anmelden und auch das Profil der Kinder bearbeiten.

Zudem sehen die Eltern alle Kontaktangaben der Gruppen/Scharen innerhalb der jubla.db.

Häufige Fragen

Lageranmeldung

Wie muss ich ein Lager erstellen, damit Eltern ihre Kinder anmelden können?

  • Du musst auf nichts spezielles beim Erstellen des Lagers achten.

  • Ist ein Kind teil deiner Schar und mit dem Elternteil verknüpft, sehen die Eltern auch das Lager auf der jubla.db und können ihr(e) Kind(er) anmelden.

  • Achte beim Erstellen des Lagers darauf, dass keine „externe Anmeldungen“ möglich sind, damit sich die Eltern mit ihrem Profil anmelden müssen.

Welchen jubla.db-Link kommuniziere ich den Eltern für die Lageranmeldung?

  • Verwende den „Direktlink“. Diesen findest du im Info-Bereich des Lagers. Du kannst ihn direkt von dort kopieren mit dem Button: Direktlink kopieren

    _images/lager_direktlink_kopieren.png

Wie wählen die Eltern das „richtige“ Kind aus bei der Lageranmeldung?

  • Beim Klick auf „Anmelden“ erscheint eine Auswahlliste, bei dem das „richtige“ Kind gewählt werden kann.

    _images/lager_anmelden_kinder.png

Registrierung Eltern

Kann ich als Schar auch Elternprofile selber erstellen, wenn sich Eltern nicht selbst registrieren?

Ja, du kannst der Elterngruppe auch selber Elternprofile hinzufügen. Bitte hole vorher das Einverständnis der Eltern ein und weise sie darauf hin, dass sie später noch eine E-Mail erhalten um selbst das Passwort zu definieren.

  1. „Eltern“-Gruppe öffnen und auf Person hinzufügen klicken

  2. Im „Person hinzufügen“ Fenster auf Neue Person erfassen klicken

  3. Kontaktangaben der Eltern (oder eines Elternteils) eintragen

    Warnung

    Die E-Mail-Adresse ist möglicherweise bereits beim Kind eingetragen. Diese muss vor diesem Schritt beim Kind entfernt werden. Eine E-Mail-Adresse kann nur einmal als Haupt-E-Mail-Adresse auf der jubla.db hinterlegt sein. Sie ist eindeutig und ausschliesslich einem einzelnen Profil zugewiesen.

    _images/neue_eltern_person_erfassen.png

  4. Die Rolle der Eltern auf „Extern“ setzen und die Bezeichnung ergänzen. Beispiel: „Eltern von Leon der Gruppe Nashorn“.

    _images/rolle_eltern_extern.png

    Dadurch können Eltern die Kontaktangaben anderer Eltern nicht einsehen.

  5. Nach dem Erstellen das Profil direkt „speichern“.

  6. Nun muss noch die Login-E-Mail versendet werden: Dazu klickst du im Elternprofil auf „Login“ und anschliessend „Login schicken“. Im Hintergrund wird dann automatisch eine E-Mail versendet.

    Hinweis

    Weise dem Elternteil zuerst alle Kinder zu.

  7. Nun erhalten die Eltern eine automatisierte E-Mail mit der Aufforderung, ein Passwort zu definieren.

  8. Mit dem definierten Passwort können sich die Eltern in der jubla.db anmelden und ihre Kinder verwalten, nachdem ihr als Schar die Kinder verknüpft habt.

Was brauche ich, damit ich ein Verwaltungsprofil für die Erziehungsberechtigten erstellen kann?

  • E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname genügen

Muss ich beide Erziehungsberechtigten erfassen oder reicht eine Person?

  • Eine Person genügt, aber beide Erziehungsberechtigten können das gleiche Kinderprofil verwalten

Was bringt es, wenn die Erziehungsberechtigten die Kinder selbst verwalten?

  • Kommunikation, Anmeldungen für Veranstaltungen und Lager sind so insbesondere für Familien mit mehreren Kindern einfacher. Sie erhalten z. B. automatisch die Lageranmeldebestätigung per E-Mail.

Zählen die Erziehungsberechtigten dann zu unseren Mitgliedern?

  • Nein, die Erziehungsberechtigten haben die Rolle „Extern“ und gehören nicht zu den Mitgliedern und werden dementsprechend auch nicht im Bestand erfasst.

Was ist die Rolle „Extern“? Was hat sie für Berechtigungen und wie kann sie genutzt werden?

  • Die Rolle Extern kann nur öffentliche Daten sehen (Gruppen, Anlässe und Abos; keine anderen Personen). Diese Rolle ist nur von Personen in dieser Ebene sichtbar, nicht von Personen aus darüber liegenden Ebenen.

Wie kann ich verhindern, dass doppelte Personen erfasst werden?

  • Beim Erfassen der neuen Person suchst du am besten, ob die Person bereits erfasst ist. Falls ja, musst du kein neues Profil anlegen.

Und was mache ich, wenn eine Person doppelt erfasst ist?

  • Wenn das Duplikat in der gleichen Gruppe (Schar) ist, kann die Scharleitung dieses Duplikat in der Schar unter dem Register Personen via Button “Duplikate” entfernen, sonst meldest du dich bei deiner kantonalen/regionalen Arbeitsstelle.

Kann ein Verwaltungsprofil in mehreren Gruppen in verschieden Scharen (z. B. Jungwacht und Blauring) hinzugefügt werden?

  • Ja, ein Profil kann in mehreren Gruppen hinzugefügt werden, sogar Scharübergreifen. Sprich dich doch mit der anderen Schar ab, wer die Gruppe oder das Profil erstellt und wer danach die erziehungsberechtigte Person in der Gruppe ihrer Schar hinzufügt.

Wenn nun Eltern ein Kind in der Jungwacht hat und ein Kind beim Blauring, müssen sich die Eltern dann bei Jungwacht und Blauring einzeln registrieren, mit zwei Links?

  • Nein, das Elternteil muss sich nur bei einer Schar registrieren, zum Beispiel in einer Jungwachtsgruppe. Danach kann das Elternteil auch vom Blauring gefunden und bei einer Blauringgruppe hinzugefügt werden. Somit ist das Elternteil bei beiden Scharen erfasst und es kann von beiden Scharleitern je die jeweiligen Kinder zugewiesen werden.

Braucht das Kind eine eigene E-Mail-Adresse?

  • Nein, das Kind braucht keine E-Mail-Adresse.

Kann die E-Mail-Adresse der Erziehungsberechtigten beim Kind eingetragen werden, wenn diese bereits als Login für die Eltern genutzt wird?

  • Eine Haupt-E-Mail-Adresse kann nur einmal verwendet werden, da sie als Login benutzt wird. Die E-Mail-Adresse ist eindeutig und persönlich einer Person zugeordnet.

Was mache ich, wenn die Erziehungsberechtigten nicht wollen, dass ihr Kind oder sie selbst auf der Datenbank sind?

  • Suche das Gespräch und erkläre, was die Vorteile einer Anmeldung über die Jubla-Datenbank sind. Weise sie auf die Datenschutzbestimmungen hin. Wenn es keine Lösung gibt, kann das Kind im schlimmsten Fall nicht am Event teilnehmen.

  • In diesem Video wird die Jubla-Datenbank für Erziehungsberechtigte erklärt.

Können die Erziehungsberechtigten auch selbst ein Profil für ihr Kind erstellen?

  • Nein, die Erziehungsberechtigten können nur bestehende Profile verwalten. Erfasst wird das Kinderprofil von der Schar. Der Vorstand/Adressverwaltung ist dafür zuständig, dass das Verwaltungsprofil Zugang hat und das jeweilige Kind zugewiesen ist.

Was mache ich als Schar mit Anmeldungen oder externer Registrierung von mir unbekannten Profilen?

  • Um die Mitgliederverwaltung deiner Schar übersichtlich zu halten, ist es wichtig, einen klaren Umgang mit Anmeldungen von euch noch unbekannten Profilen zu haben. Kontaktiert diese Menschen bei Bedarf, um sich gegenseitig kennenzulernen und offene Fragen zu klären.