Rechnungen (Debitoren)
Achtung
Zahle Rechnungen nur, wenn du diese nachvollziehen kannst. Wende dich bei Unsicherheit an den Kassier*in oder den Vorstand.
Bemerkung
Kassier*in einer Schar und auf nationaler Ebene (Bund) können Rechnungen erstellen. Es stehen die Standard-Funktionen des Rechnungsmodul zur Verfügung. Die Fachgruppe Datenbank empfiehlt sich gründlich mit den Funktionen vertaut zu machen und sich bei Bedarf dazu in der Fachgruppe auszutauschen.
Die Führung der Scharkasse (als Kassier*in) ist ein wichtiges und sehr verantwortungsvolles Amt. Auf jubla.netz findest du Informationen zur Scharkasse und zum führen der Buchhaltung. In der jubla.db können Debitoren verwaltet, Rechnungen erstellt und Zahlungen verbucht werden. Die jubla.db kann keine Buchhaltung: Rechnungs- und Zahlungsdaten können exportiert oder eine Buchhaltungssoftware via Schnittstellen angebunden werden.
Rolle Kassier*in
Das Modul Rechnungen kann nur von Profilen mit speziellen Berechtigungen der Rolle Kassier*in verwendet werden. Nur sie können Rechnungen erstellen und verwalten. Die Rolle wird vom Vorstand (Scharleitung) vergeben und setzt die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) zwingend voraus. Weitere Informationen zur 2FA findest du unter Datensicherheit.
Rolle Adressverwaltung
Sofern du als Kassier*in Rechnungen an ein Profil (bestimmte Person) oder gleich anpassungen oder korrigieren von Adresse / E-Mail-Adresse vornehmen sollst, benötigst du die entsprechnen Berechtigungen zum bearbeiten dieser Profile. Das kanns du zum Beispiel mit der Rolle Adressverwaltung.
Rechnungseinstellungen
In den Rechnungseinstellungen werden pro Ebene gültige Angaben gemacht. Hier werden die allgemeinen Rechnungseinstellungen verwaltet und Mahnungsfristen und -texte definiert. Zudem können Einstellungen zum Email-Versand und Rechnungslayout vorgenommen werden, sowie Zahlungsschnittstellen eingerichtet werden.
Hinweis
Damit Rechnungen versendet werden können, müssen gültige Rechnungseinstellungen vorhanden sein.
Rechnungsartikel
Häufig verwendete Rechnungspositionen (z.B. Mitgliederbeitrag, Jahresabo, etc.) können hier pro Ebene vordefiniert werden. Diese Artikel können beim Erstellen von Rechnungen ausgewählt und individuell angepasst werden.
Bemerkung
Die Felder Kostenstelle und Konto haben in der jubla.db keine Funktion. Sie sind lediglich für einen allfälligen Export in eine Buchhaltungssoftware vorhanden.
Rechnungen erstellen
Hinweis
Rechnungen werden nicht auf der Ansicht Rechnungen erstellt, sondern ausgehend von Personenlisten oder einer bestimmten Person.
Achtung
Für eine Rechnung braucht der Rechnungsempfänger (Profil) zwingend eine Adresse / E-Mail-Adresse. Für Rechnungen an ein Profil (bestimmte Person) oder für Anpassungen der Adresse / E-Mail-Adresse muss der Kassier*in zudem über die entsprechnen Berechtigungen zum bearbeiten dieser Profile haben. Zum Beispiel die Rolle Adressverwaltung.
Rechnungen können aus folgenden Ansichten erstellt werden:
Personenlisten in einer Gruppe. Erstellt eine Einzelrechnung an die ausgewählten Personen.
Teilnehmerlisten von einem Event. Erstellt eine Einzelrechnung an die ausgewählten Personen.
Auf dem Profil einer Einzelperson. Erstellt eine Einzelrechnung an die ausgewählte Person.
In einem Abo. Erstellt eine Sammelrechnung an die jeweiligen Empfänger des Abos.
Externe Rechnungen erstellen in der Übersicht Einzelrechnungen. Erstellt eine Einzelrechnung. Diese wird keiner Person in der jubla.db zugeordnet.
Hinweis
Rechnungen an Kinder und Eltern: Für eine Rechnung muss ein Profil eine Adresse oder auch eine E-Mail-Adresse verfügen damit die Rechnung ausgestellt werden kann. Bei Profilen von Kindern muss eine Haupt-E-Mail (aktives Profil) hinterlegen sein oder eine weitere E-Mail (zum Beispiel die von den Eltern) mit der aktivierten Option „Rechnung“.
Rechnungen einsehen und bearbeiten
Rechnungen können in der Übersicht Rechnungen eingesehen und bearbeitet werden. Hier wird zwischen Einzelrechnungen und Sammelrechnungen unterschieden.
Rechnungen können gestellt, gemahnt und per Email versendet werden. Dabei werden immer sämtliche ausgewählten Rechnungen gestellt oder gemahnt abhängig von ihrem aktuellen Status.
Hier können Rechnungen auch gedruckt oder exportiert werden, und es können Zahlungen erfasst werden.
Sammelrechnungen werden in der Übersicht zusätzlich pro Rechnungslauf zusammengefasst. Dabei wird die Anzahl Empfänger, so wie die Anzahl und der Betrag der bezahlten Rechnungen angezeigt.
Die Rechnungen einer spezifischen Person können auch auf der jeweiligen Personenansicht eingesehen werden.
Zahlungen Erfassen
Zahlungen können auf drei verschiedene Arten erfasst werden.
Auf jeder Einzelrechnung können manuelle Zahlungen für die jeweilige Rechnung erfasst werden.
In der Übersicht Einzelrechnungen können camt.54 XML-Datei [1] hochgeladen werden. Diese erfassen die jeweiligen Zahlungen auf den dazugehörigen Rechnungen. Die Zahlungen werden auch erfasst, wenn es sich dabei um eine Sammelrechnung handelt.
Ist in den Rechnungseinstellungen eine Zahlungsschnittstelle eingerichtet, werden die Zahlungen nächtlich über die EBICS Schnittstelle mit der Bank abgeglichen. Anleitung zum einrichten der EBICS Schnittstelle: https://hitobito.readthedocs.io/de/latest/ebics.html
Hinweis
Zur EBICS Schnittstelle im produktiven Einsatz gibt es noch keine Informationen. Wende dich an die Fachgruppe Datenbank für die Koordination und Unterstützung zu diesem Thema.
Buchungsbeleg
Unter Buchungsbeleg wird eine rudimentäre Übersicht über die eingegangenen Zahlungen gegeben. Diese werden nach Rechnungsartikel sortiert. Dabei wird davon ausgegangen, dass gleiche Rechnungsartikel auch immer den gleichen Betrag aufweisen.
Häufig gestellte Fragen:
Q1: Ich kann keine Rechnungen erstellen. Die Gruppe als welche ich Rechnungen stellen mögcht ist ausgegraut.
A1: Für die ausgegraute Gruppe sind keine gültigen Rechnungseinstellungen vorhanden. Bitte aktuallisiere die Rechnungseinstellungen.
Q2: Ich kann meine Rechnungseinstellungen nicht speichern?
A2: Vermutlich ist in einem anderen Tab der Rechnungseinstellungen noch eine falsche Information vorhanden. Probiere auf den verschiedenen Tabs die Rechnungseinstellungen zu speichern.
Q3: Ich kann eine Rechnung nicht mehr löschen?
A3: Eine Rechnung kann nur gelöscht werden, solange sie noch den Status „Entwurf“ hat. Eine Sammelrechnung kann nur gelöscht werden, wenn noch alle darin enthaltenen Rechnungen den Status „Entwurf“ haben. Hat eine Rechnung bereits einen anderen Status, kann diese nur noch storniert werden.
Q4: Eine Rechnung mit dem Status „Gestellt“ wird nicht gemahnt, obwohl ich diese bei Mahnen ausgewählt hatte.
A4: Rechnungen werden nur gemahnt, wenn das Mahndatum erreicht wird. Sschaue in den Rechnungseinstellungen nach, wie lange nach Rechnungsdatum hier die Mahnfrist ist.
Q5: Nach dem Speichern meiner Sammelrechnung werden keine Rechnungen erstellt.
A5: Damit Sammelrechnungen erfolgreich erstellt werden können, muss mindestens eine Rechnungspositon einen Betrag aufweisen (Dieser Betrag kann 0 sein).
Q6: Meine Rechnungen kommen per E-Mail nicht an.
A6: Für das Profil (Rechnungsempfänger*in) muss eine Haupt-E-Mail oder eine weitere E-Mail-Adresse speziell für die Rechnungen aktiviert sein. Achtung: Verwaltete Profile (Kinder über Elternzugang) und Profile ohne E-Mail-Adresse erhalten einfach keine Rechnung per E-Mail.