Lagerverwaltung

Dieser Anleitungsbereich dient der Lagerleitung und Personen, welche für die Lagerverwaltung in deiner Schar zuständig sind. Der erste Teil handelt davon, wie du ein neues Lager erstellen und konfigurieren kannst. Der zweite Teil behandelt die Lageranmeldung.

Lagerübersicht

Über die Registerkarte Lager im Modul Gruppen gelangst du zur Übersicht aller erfassten Lager deiner Schar.

_images/gruppe_lager_uebersicht.png — Lagerverwaltung - Übersicht

Hier findest du verschiedene Schaltflächen zur Lagerverwaltung mit den folgenden Funktionen:

Lager erstellen: Mit Lager erstellen öffnet sich ein neues Fenster, in dem ein neues Lager erstellt werden kann.
Export: Mit Export können die Lagerinformationen entweder im CSV-Dateiformat oder in einem Excel exportiert werden.
Kalender Export: Mit Kalender Export wird das Lager automatisch in ein ICS-Dateiformat umgewandelt und im Browser heruntergeladen. Diese ICS-Datei kann schlussendlich in einen digitalen Kalender wieder importiert und eingefügt werden.
Historie & Filtern: Die Filterfunktion oben links und die Historie oben rechts helfen dir dabei, ein bestimmtes Lager zu finden.

Lager erstellen

Damit du ein neues Lager auf der Datenbank erstellen kannst, benötigst du die Rolle Lagerleitung oder Scharleitung. Hast du eine dieser Rollen, kannst du durch das Anwählen von Lager erstellen ein neues Lager in der Datenbank erstellen und individuell konfigurieren. Nach dem Anwählen öffnet sich ein Fenster mit mehreren Registern, in denen du dein Lager konfigurieren kannst. Generell gilt, dass die mit * markierten Felder zwingend ausgefüllt werden müssen. Die anderen sind optional.

Allgemein

Im Register Allgemein können Informationen wie Name, Lagerart, Lagerbeschreibung, Motto, Kosten, Ort/Adresse und Coach eingetragen werden.

_images/lager-erstellen_uebersicht.png — Lagerverwaltung - Allgemein

Zudem kann Folgendes definiert werden:

Nummer: Hier kann die J+S‑Nummer eingetragen werden.
Kontaktperson: Hier kann eine Kontaktperson für das Lager ausgewählt werden. Nach dem Auswählen öffnen sich Anzeigeoptionen, die festlegen, welche Informationen der Kontaktperson für die Lagerteilnehmenden angezeigt werden sollen.
Sichtbarkeit: Mit dem Aktivieren von „Anlass ist für die ganze Datenbank sichtbar“ ermöglichst du anderen Scharen, sich für euer Lager anzumelden.

Daten

Unter Daten wird der Zeitraum des Lagers definiert.

Von/Bis: Start- und Enddatum des Lagers.
Bezeichung: Beispielsweise: Sommerlager.
Ort: Adresse vom Lagerplatz.
Eintrag hinzufügen: Falls dein Lager in zwei Abschnitte aufgeteilt ist, kann mit Eintrag hinzufügen eine weitere Zeitspanne definert werden.

Anmeldung

Im Register Anmeldung definierst du alles Organisatorische für deine Lageranmeldung.

Anmeldebeginn/Anmeldeschluss: Hier kannst du den Anmeldezeitraum bestimmen.
Aufnahmebedingungen: Falls dein Lager Anforderungen an die Teilnehmenden stellt, wie zum Beispiel ein Mindestalter, kannst du das hier definieren.
Teilnehmendenzahl: Mit den Feldern Maximale-/Minimale Teilnehmendenzahl kann die Personenanzahl gesteuert werden. Wenn die maximale Anzahl bereits vor dem Anmeldeschluss erreicht wird, so wird das Anmeldefenster automatisch vorzeitig geschlossen.
Externe Anmeldungen: Wenn aktiviert, können sich auch Personen, welche noch kein Profil auf der jubla Datenbank haben, für dieses Lager anmelden. Falls du vor hast, dass die Erziehungsberechtigten ihre Kinder selbst über den Elternzugang anmelden, empfiehlt sich, dieses Feld zu deaktivieren. So wird sichergestellt, dass die Eltern sich mit dem richtigen Profil anmelden.
Teilnehmersichtbarkeit: Hier kann festgelegt werden, ob die Teilnehmenden sehen können, wer sich für das Lager angemeldet hat.
(Zweit)Unterschrift erforderlich: Aktivierung von Unterschrift erforderlich fordert die Teilnehmenden nach der Anmeldung auf, die Anmeldebestätigung zu unterschreiben und an die Kontaktperson zu senden. Falls eine Zweitunterschrift benötigt wird, zum Beispiel von einer erziehungsberechtigten Person, kann Zweitunterschrift erforderlich zusätzlich aktiviert werden.
Abmeldung: Die Teilnehmenden können sich selbst abmelden.
Anmeldebemerkungen: Hier können Einverständnisabklärungen eingefügt werden (Datenschutz, Bildrechte etc.). Vorschläge findest du auf jubla.netz/Lageranmeldung unter „Kleingedrucktes“.

Anmeldeangaben

Unter Anmeldeangaben kannst du hilfreiche Informationen über die Teilnehmenden einholen, wie zum Beispiel das Schwimmniveau, die Essgewohnheiten, die T-Shirt-Grösse etc. Durch Klicken auf Eintrag hinzufügen kannst du neue Fragen hinzufügen, welche die Teilnehmenden bei der Anmeldung beantworten müssen. Auf jubla.netz/Lageranmeldung unter „Allgemeine Angaben“ findest du Empfehlungen dazu, welche Informationen du dir einholen solltest.

Frage: Hier kannst du die Frage definieren.
Antwortmöglichkeiten: Durch Antwortmöglichkeit hinzufügen, können Antworten vorgegeben werden. Für Freitextantworten kannst du die Antwortmöglichkeiten weglassen. Wenn mehrere Antworten möglich sein sollen, Mehrfachauswahl aktivieren.
Obligatorisch: Durch das Anwählen muss diese Frage zwingend beantwortet werden.
Sichtbar für: Hier kannst du festlegen, welche Personen die Berechtigung erhalten, die Antworten der Teilnehmenden zu sehen. So kannst du etwa Mitgliedern der Küche die Berechtigung auf die Frage der Essgewohnheiten geben. Wenn du die Antworten für die Teilnehmer*innen zugänglich machen willst, muss zusätzlich im vorherigen Abschnitt Anmeldung der Haken unter Teilnehmersichtbarkeit gesetzt sein. Ansonsten gelangen sie nicht auf die Teilnehmeransicht, auf der die Informationen aufgeführt sind.

Beispiel - Sichtbarkeit:

In der folgenden Abbildung siehst du, wie die Teilnehmerübersicht unter dem Register Teilnehmende aus der Sicht eines Küchenmitglieds (Sebastian Muster) aussehen kann. Um die Antworten der Teilnehmenden zu sehen, muss unter spalten die entsprechende Frage ausgewählt werden. In diesem Beispiel kann die Person nur die Essgewohnheiten einsehen, jedoch nicht das Schwimmniveau (ausser ihr eigenes).

Lagerverwaltung - Teilnehmerübersicht als Küche

Anschliessend können die Informationen über Export als Excel heruntergeladen werden, um etwa die Menüplanung digital vorzunehmen.

Administrationsangaben

Im Abschnitt Administrationsangaben kannst du administrative Fragen erstellen. Im Gegensatz zu den Fragen unter Anmeldeangaben werden diese den Teilnehmer*innen bei der Lageranmeldung nicht gestellt, sondern lediglich der Lagerleitung, wenn sie neue Personen dem Lager hinzufügt oder bestehende Anmeldungen bearbeitet. So können etwa die Teilnehmer*innen durch die Lagerleitung in Lager- und/oder Ämtligruppen eingeteilt werden.

Wenn die Lageranmeldung durch die Teilnehmer*innen selbst oder ihre Eltern über den Elternzugang ausgefüllt wird, werden nur die Fragen unter Anmeldeangaben angezeigt. Die Lagerleitung kann in diesem Fall die Administrationsfragen selbst nachträglich in der Anmeldung ergänzen. Mehr dazu im Abschnitt: Lageranmeldung über den Elternzugang.

_images/lager-erstellen_administrationsangaben.png — Lagerverwaltung - Administrationsangaben

Frage: Hier kannst du die Frage definieren.
Antwortmöglichkeiten: Durch Antwortmöglichkeit hinzufügen, können Antworten vorgegeben werden. Für Freitextantworten kannst du die Antwortmöglichkeiten weglassen. Wenn mehrere Antworten möglich sein sollen, Mehrfachauswahl aktivieren.
Obligatorisch: Durch das Anwählen muss diese Frage zwingend beantwortet werden.
Sichtbar für: Hier kannst du festlegen, welche Personen die Berechtigung erhalten, die Administrationsantworten zu sehen. So kannst du etwa Mitgliedern der Küche die Berechtigung geben, die Gruppeneinteilung einzusehen, um diese für die Abwaschgruppeneinteilung zu verwenden.

Wichtig

Wenn du vor hast, die Lageranmeldung über den Elternzugang durchzuführen, darfst du den Haken nicht auf obligatorisch setzen. Ansonsten kann die Anmeldung nicht abgeschlossen werden, da ihnen die Administrationsfragen nicht angezeigt werden und sie deswegen auch nicht beantworten können. Du kannst sie aber später selbst manuell beantworten.

Kontaktangaben

Hier kannst du wählen, welche Kontaktangaben der Teilnehmenden bei der Anmeldung abgefragt werden sollen. Es gibt die Möglichkeit, zwischen Obligatorisch, Optional und Nicht anzeigen zu wählen. Wenn du die Teilnehmer*innen manuell als Lagerleiter*in hinzufügst, musst du die Kontaktangaben im Profil ergänzen, da sie nicht beim Hinzufügen abgefragt werden.

Wichtig

Die folgenden Angaben sind obligatorisch für die NDS: Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht (nur weiblich oder männlich zulässig auf der NDS), AHV Nr, Nationalität, Muttersprache, Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort, Land.

Anleitungsvideo

Falls du bei der Lagererstellung lieber einem Video folgst, kannst du dir dieses Anleitungsvideo anschauen. Hier wird dir Schritt für Schritt erklärt, wie die Lagererfassung in der jubla.db-Datenbank funktioniert.

Lageranmeldung

Generell gibt es zwei Möglichkeiten, die Lagerteilnehmer*innen auf der jubla.db anzumelden. Entweder du lässt die Anmeldung von den Teilnehmenden analog per Post ausfüllen und fügst sie anschliessend selbst in der Datenbank hinzu, oder du lässt die Anmeldung durch die Teilnehmenden oder ihren Erziehungsberechtigten selbst in der Datenbank vornehmen.

Teilnehmende als Lagerleitung hinzufügen

In der Registerkarte Teilnehmende deines Lagers kannst du mit der Schaltfläche Person hinzufügen manuell Personen hinzufügen und ihre Rolle im Lager definieren. Wichtig ist, dass die Personen bereits ein Profil auf der jubla.db haben.

_images/lageranmeldung_teilnehmende.png — Lageranmeldung - Übersicht

Im Feld Person suchen kannst du mit dem Namen nach einer Person suchen und sie hinzufügen.

_images/lageranmeldung_tn-erstellen.png — Lageranmeldung - Teilnehmende hinzufügen

Wenn du beim Lagererstellen Anmeldeangaben und/oder Administrationsangaben definiert hast, so kannst du als Nächstes die Fragen für die Person beantworten und unter Bemerkungen weitere relevante Informationen ergänzen. Wenn du alles eingetragen hast, kannst du die Anmeldung abschliessen, indem du auf speichern drückst.

_images/lageranmeldung_anmeldeangaben_ausf%C3%BCllen.png — Lageranmeldung - Anmeldeangaben

In diesem Anleitungsvideo wird dir Schritt für Schritt gezeigt, wie du die Teilnehmenden für das Lager verwalten kannst.

Teilnehmende melden sich selbst an

Die Teilnehmer*innen melden sich auf der Jubla.db mit ihrem Log-in an und finden das Lager unter Demnächst stattfindende Anlässe im Modul Anlässe oder auf Ebene der Schar unter Lager. Alternativ kannst du den Teilnehmer*innen auch einen Direktlink zustellen.

_images/lageranmeldung_lager_finden_anlaesse.png — Lageranmeldung - über Anlässe

_images/lageranmeldung_lager_finden_schar.png — Lageranmeldung - über Schar

Durch Klicken auf Anmelden wird die Person erst aufgefordert die Kontaktangaben anzugeben und anschliessend die Fragen, welche beim Lagererstellen unter Anmeldeangaben definiert wurden, zu beantworten. Fragen unter Administrationsangaben werden nicht angezeigt.

Lageranmeldung über den Elternzugang

Damit die Erziehungsberechtigten/Eltern ihre Kinder selbst auf der Datenbank anmelden können, muss deine Schar zuerst einen ``Elternzugang``einrichten. Wie du diesen einrichten kannst, wird dir unter Elternzugangsverwaltung erklärt. Im folgenden Abschnitt wird gezeigt, wie die Eltern nach dem Einrichten des Zugangs ihre Kinder selbstständig auf der Datenbank für das Lager anmelden können.

Damit es für die Eltern möglichst einfach ist, das Lager auf der Datenbank zu finden, kannst du auf Direktlink kopieren klicken und diesen Link mit den Eltern teilen.

_images/lageranmeldung_elternzugang_link.png — Lageranmeldung - Link

Wenn die Eltern den Link öffnen, landen sie direkt auf der Übersichtsseite des Lagers. Durch klicken auf Anmelden können sie ganz einfach ihre Kinder anmelden.

_images/lageranmeldung_elternzugang_kind_auswahl.png — Lageranmeldung - Anmeldung

Anschliessend können die Eltern die Kontaktangaben und Anmeldeangaben ausfüllen und speichern. Fragen unter Administrationsangaben werden nicht angezeigt.

_images/lageranmeldung_elternzugang_kontaktangaben.png — Lageranmeldung - Kontaktangaben

_images/lageranmeldung_elternzugang_anmeldeangaben_ausf%C3%BCllen.png — Lageranmeldung - Anmeldeangaben

In diesem Anleitungsvideo wird dir Schritt für Schritt gezeigt, wie die Eltern ihre Kinder anmelden können.

Scharverwaltung

Elternzugangsverwaltung